Octobre 2013
L’employé/e administratif/ve et d’accueil exécute un travail administratif non-spécialisé qui consiste à recueillir, vérifier, trier, saisir, traiter, transformer, envoyer et classer des informations écrites et/ou orales de manière manuelle et/ou avec la technologie appropriée. Il/elle s’exerce à partir de consignes précises et sous la responsabilité d’un chef hiérarchique. Les tâches spécifiques à cet emploi sont essentiellement des tâches d’exécution qui comportent un caractère répétitif.
Il s’articule selon deux grands axes :
- axe de l’accueil des personnes (en face à face, au téléphone) : recevoir, informer et orienter des visiteurs ; recevoir, transmettre ou filtrer des communications téléphoniques. Ces fonctions postulent une bonne aptitude à l’oralité d’une part, un sens aigu du service et des relations humaines d’autre part. L’emploi s’exerce en principe dans un hall de réception, seul ou en équipe selon le volume des activités et les flux de visiteurs. La fréquence des appels (signaux visuels et acoustiques) et la diversité des demandes nécessitent une vigilance permanente. Les lieux de travail sont multiples : entreprises, administrations publiques, centres hospitaliers, centres de loisirs, garages, associations diverses…
- axe de soutien des activités d’un secrétariat : saisir et présenter des documents divers pour un service ou pour un chef hiérarchique, à l’aide de techniques bureautiques (en particulier le traitement de texte) ; de trier, classer et archiver des documents selon des procédures fixées, de gérer le courrier. Dans certaines entreprises, il/elle assure également la présentation visuelle de documents dans le respect des normes et de la charte graphique d’une
entreprise ou d’un service administratif..